Spis treści
Co to jest skanowanie dokumentów?
Skanowanie dokumentów to proces przemiany tradycyjnego, papierowego dokumentu na cyfrową formę – plik elektroniczny. W praktyce oznacza to, że dokument jest “odczytywany” przez skaner, a następnie zapisywany na dysku w formacie graficznym czy PDF. W wyniku tego procesu uzyskujemy tzw. obraz dokumentu, który idealnie odwzorowuje oryginał.
Wraz z rozwojem technologii, skanowanie dokumentów stało się nieodzownym elementem codziennej pracy wielu firm. Dzięki niemu nie tylko oszczędzamy sporo miejsca, ale także znacznie przyspieszamy wymianę informacji i ułatwiamy organizację dokumentów. A to tylko niektóre z licznych zalet skanowania dokumentów, które opiszemy poniżej.
Zalety skanowania dokumentów
Oszczędność miejsca to jedna z najbardziej oczywistych zalet skanowania dokumentów. W przypadku dokumentów papierowych, musimy się zastanawiać, gdzie je przechowywać, jak je sortować i jak je chronić przed zniszczeniem. Dokumenty elektroniczne nie zajmują fizycznego miejsca, można je przechowywać na dyskach twardych komputerów, serwerach, a nawet w chmurze. Jednym słowem, są znacznie bardziej praktyczne.
Skanowanie dokumentów pozwala także na łatwe udostępnianie i wyszukiwanie dokumentów. Zamiast przeszukiwać stosy papierów w poszukiwaniu konkretnej faktury czy umowy, wystarczy kilka kliknięć, aby natychmiast odnaleźć potrzebny dokument. Co więcej, skanowane dokumenty można łatwo udostępnić innym pracownikom, a nawet wysłać e-mailem czy udostępnić przez internet.
Skanowanie dokumentów a bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo to kolejna istotna zaleta skanowania dokumentów. Oryginalne dokumenty papierowe są narażone na wiele niebezpieczeństw, takich jak pożar, zalanie czy kradzież. Dokumenty elektroniczne również mogą być narażone na groźby, ale jeśli są odpowiednio zabezpieczone i zarchiwizowane, ryzyko ich utraty jest znacznie mniejsze.
Dodatkowo, elektroniczne skany dokumentów są często bardziej przyjazne dla środowiska. Wystarczy pomyśleć, ile papieru można zaoszczędzić, skanując dokumenty, zamiast drukować ich wiele kopii. Skanowanie dokumentów to więc również krok w kierunku ekologicznego biura.
Skanowanie dokumentów – podsumowanie
Bez względu na to, czy prowadzisz małą firmę, czy kierujesz dużą korporacją, skanowanie dokumentów może zaoferować wiele korzyści. Oszczędność miejsca, łatwość udostępniania i wyszukiwania dokumentów, bezpieczeństwo – to tylko niektóre z nich. W dobie cyfryzacji, skanowanie dokumentów to praktycznie konieczność.
Zaadoptowanie skanowania dokumentów to inwestycja, która szybko się zwraca. Wystarczy pomyśleć, ile czasu i energii można zaoszczędzić, rezygnując z potrzeby tworzenia i przechowywania dokumentów papierowych. Skanowanie dokumentów to jednak nie tylko oszczędność, ale także inwestycja w przyszłość – przyszłość, w której papierowe dokumenty będą coraz rzadziej spotykane.
